À la création de votre entreprise, l'adresse de votre siège social a été renseignée sur vos documents officiels et connu de l'État. Alors, quand vient le moment de transférer le siège social de l'entreprise, la décision doit être prise dans les mesures prévues par la loi pour toute modification statutaire. Découvrez les différentes marches à suivre pour changer le siège social de votre entreprise selon le type de transfert à effectuer.
La prise de décision du transfert de siège social est en réalité assurée par l’assemblée générale extraordinaire. Toutefois, dans les sociétés telles que les SARL, les SAS et les SA, cette règle n'est pas systématiquement appliquée.
Le transfert du siège social d’une entreprise est une opération juridique qui nécessite de remplir plusieurs formalités dont la rédaction d’un procès-verbal d’assemblée, la publication d’un avis de modification, le dépôt d’une demande d’inscription modificative au registre du commerce et la mise à jour des statuts de l'entreprise.
Les formalités ne sont pas exactement les mêmes suivant que le transfert ait lieu ou non dans le même département.
Pour changer le siège social d’une entreprise au sein d'un même département, voici les étapes à suivre.
Cette étape consiste en la prise de décision effective du changement de siège social. Elle doit impliquer les parties administratives de l'entreprise afin d'aboutir à une prise de décision unanime.
Mettre à jour les statuts de la société
Il est important de notifier l'adresse du siège social de l'entreprise à l'État. Elle doit d'ailleurs obligatoirement figurer dans les statuts de l'entreprise. Il faut donc avant tout mettre à jour les statuts suite à un transfert du siège social.
Publier la modification au journal d’annonces légales
Étant donné que le transfert s'effectue dans le même département, il faut publier un seul avis de publicité dans un journal connu pour la diffusion des annonces légales dans le département. Une fois que l’avis est publié, l'entreprise doit compléter une déclaration de modification.
Pour déclarer le transfert du siège social au greffe du tribunal de commerce, vous devez présenter :
- un exemplaire du procès-verbal de transfert de siège ;
- un exemplaire des statuts mis à jour ;
- la déclaration de modification ;
- une preuve de jouissance des nouveaux locaux ;
- l'attestation de parution de l’avis de publicité.
Pour finir, le représentant légal de la société doit fournir une procuration si ce dernier compte mandater une personne pour régler les formalités.
Il s'agit d'un transfert de siège social dans le ressort d’un autre greffe. Lorsque le siège social est transféré vers un autre département, l’accord doit être unanime et doit prendre en compte l'avis des associés. Pour effectuer ce type de transfert, vous devez suivre les étapes ci-après.
Mettre à jour des statuts de la société
L'adresse de l'entreprise étant importante dans le statut de l'entreprise, la mise à jour demeure nécessaire. C'est la première étape en cas de changement d’adresse après un transfert de siège social.
Créer ou actualiser la liste des sièges sociaux antérieurs
Une liste des sièges sociaux antérieurs doit ensuite être établie en cas de transfert du siège social en dehors du ressort du tribunal duquel l'entreprise a été immatriculée.
Publier deux avis de modification au journal d’annonces légales
Lorsque le transfert du siège social intervient dans un autre département, l'entreprise doit publier deux avis. Un premier dans un journal connu pour la diffusion des annonces légales dans l'ancien département. Puis le second dans un journal habilité à diffuser des annonces légales dans le département du nouveau siège social.
Il ne reste donc plus qu'à déclarer le transfert du siège social au greffe du tribunal de commerce. Pour cela, vous aurez besoin des mêmes documents que ceux utiles dans le cas du transfert au sein du même département. Il vous faudra cependant un exemplaire de la liste des sièges sociaux antérieurs.
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