eleanor Pour qu’une entreprise soit bien gérée, il faut en faire une gestion financière efficiente. C’est une tâche assez difficile pour tout entrepreneur. Il est donc aisé d’utiliser QuickBooks pour la gestion de votre business. Voici comment utiliser QuickBooks pour votre business !
Installer Quickbooks
Pour installer ce logiciel, indiquez le type d’installation que vous souhaitez en cliquant sur l’option personnalisée ou réseau. Cliquez ensuite sur «j’utiliserai Quickbooks sur cet ordinateur» si vous désirez l’utiliser sur un seul ordinateur. Sélectionnez enfin l’emplacement ou le dossier dans lequel vous souhaitez stocker le fichier d’installation.
Recueillir des documents financiers et créer un fichier pour votre business
Après l’installation, vous devez rassembler vos documents financiers importants à savoir :
- le nom de l’entreprise,
- les numéros d’identification fiscale,
- les états financiers,
- et l’adresse fiscale de votre entreprise.
Avec ces documents, vous allez configurer vos fichiers de comptabilité. Cliquez maintenant sur l’icône du logiciel qui apparaît après l’installation pour démarrer Quickbooks. Une fois exécutée, la procédure de prise en main rapide s’enclenche avec l’apparition de l’assistant EasyStep interview. Vous serez alors en mesure de commencer la création de vos données d’entreprise dans la base de données du système.
Configurer et gérer les comptes fournisseurs et les comptes employés
Pour créer et gérer des comptes fournisseurs, allez dans la barre d’outils en haut, puis cliquez sur «Vendor Center». Ensuite, sélectionnez «Nouveau fournisseur». Enfin, vous appuyez sur le bouton «Nouvelle transaction» si vous souhaitez ajouter des transactions. Pour créer et gérer les comptes d’employés, cliquez sur «centre des employés». Suivez en cliquant sur l’onglet «Nouvel employé» pour créer et gérer tous vos comptes d’employés. Ensuite, cliquez sur l’onglet «Transaction» pour les transactions si vous désirez effectuer des transactions importantes avec vos employés. Enfin, cliquez sur la fonction «saisir l’heure» pour gérer les feuilles de temps de vos employés.
Générer les rapports et rapprocher les comptes bancaires
Vous pouvez générer des rapports via le centre de rapports de Quickbooks. Ainsi, vous pourrez utiliser cette option pour obtenir : des rapports de Comptes de profits et pertes, des rapports de différents budgets et des rapports sur les comptes clients. Pour réconcilier vos comptes, vous devez suivre une succession d’étapes.
- Sélectionnez le bouton d’engrenage, puis cliquer sur “Outils” puis poursuivez avec “Réconcilier”.
- Sélectionnez le menu déroulant sous compte puis cliquez sur le compte que vous souhaitez rapprocher.
- Renseignez ensuite le solde de clôture et la date de fin sur la base de votre relevé bancaire.
- Faites correspondre votre relevé bancaire avec vos transactions que vous vérifierez individuellement.
- Utilisez des filtres sur vos transactions pour qu’elles deviennent facilement détectables.
- Exécutez continuellement la fonction jusqu’à obtenir zéro chiffre dans le champ “Différence”.
Vous savez maintenant comment démarrer avec Quickbooks pour gérer la trésorerie de votre business.
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